Pengertian Manajemen Layanan ( Service Management)

•          Service management – Suatu kemampuan khusus organisasi untuk memberikan nilai kepada pelanggan atau customer dalam bentuk layanan.

• ·         Service – Sebuah cara memberikan nilai kepada customer dengan memfasilitasi kebutuhan customer tanpa mengeluarkan biaya atau risiko tertentu. Hasil dari setiap pekerjaan customer didapatkan dari kinerja tugas yang dibatasi oleh sejumlah kendala. Dengan adanya layanan atau service maka akan meningkatkan kinerja dan membantu mengurangi kendala yang dialami oleh customer.

•          Value – Value atau nilai adalah inti dari konsep layanan. Dari perspektif pelanggan atau customer, nilai terdiri dari dua komponen inti: utilitas/utility dan jaminan/warranty. Utilitas adalah apa yang akan diterima oleh pelanggan, dan garansi adalah bagaimana cara untuk menyediakannya. Konsep “utilitas” dan “jaminan” banyak dijelaskan pada bagian “Service Strategy

•     I   TIL V3 menggunakan pendekatan manajemen layanan yang diambil dari setiap aspek dari siklus hidup layanan (Service Lifecycle). Service Lifecycle adalah salah satu bentuk model organisasi yang mempunyai bahasan sebagai berikut:

• ·         Cara melakukan manajemen pada layanan adalah terstruktur.

• ·         Komponen didalam siklus hidup memiliki keterkaitan satu sama lain.

• ·         Dampak dari perubahan pada satu komponen akan dimiliki juga pada komponen lainnya dan bahkan dampak tersebut terdapat pada seluruh sistem siklus hidup.

•           Dengan demikian, ITIL V3 berfokus pada siklus hidup layanan (Service Lifecycle), dan bagaiman cara komponen dalam manajemen layanan saling berhubungan. Proses dan fungsi juga dibahas dalam fase siklus hidup layanan. Siklus hidup layanan terdiri dari lima tahap. Setiap buku utama dari ITIL menjelaskan salah satu fase ini. Proses yang berhubungan dan fungsinya dijelaskan secara rinci dalam fase atau tahapan di mana mereka memiliki hubungan paling kuat.

•     Kelima tahap tersebut adalah:

•     1. Service Strategy – Tahap perencanaan strategis dalam membangun kemampuan manajemen layanan (service management), dan penyelarasan layanan dan strategi bisnis.

•     Proses dan fungsi:

• – Financial management

• – Service portfolio management

• – Demand management

• 2. Service Design – Tahap merancang dan mengembangkan layanan TI yang sesuai, termasuk arsitektur, proses, kebijakan dan dokumen; tujuan service desain adalah untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.

•     Proses dan fungsi:

• − Service catalogue management

• − Service level management

• − Capacity management

• − Availability management

• − IT service continuity management

• − Information security management

• − Supplier management

• 3. Service Transition – Tahap mewujudkan kebutuhan dari tahapan sebelumnya, dan meningkatkan kemampuan dalam transisi layanan baru dan layanan modifikasi untuk dijadikan produksi.

•     Proses dan fungsi:

• – Transition planning and support

• – Change management

• – Service asset and configuration management

• – Release and deployment management

• – Service validation and testing

• – Evaluation

• – Knowledge management

•     4. Service Operation – Tahap pencapaian efektivitas dan efisiensi dalam memberikan dan mendukung layanan dalam rangka untuk memastikan adanya nilai bagi pelanggan dan penyedia layanan.

•     Proses dan fungsi:

• – Event management

• – Incident management

• – Request fulfillment

• – Problem management

• – Access management

• – Monitoring and control

• – IT operations

• – Service desk

•    5. Continual Service Improvement – Fase menciptakan dan memelihara nilai bagi pelanggan dengan perbaikan desain, dan pengenalan layanan dan operasi.

•     Proses dan fungsi:

• − The 7-step improvement process (CSI Improvement Process)

• − Service reporting

•    Service Strategy merupakan sumbu dari siklus hidup layanan yang mendorong semua tahapan lain, pada tahapan ini adalah fase pembuatan kebijakan dan menetapkan tujuan. Service Design,Service Transition dan Service Operations akan dipandu oleh strategi ini. Tahapan Continual Service Improvement digunakan untuk belajar dan pengembangan, dan mencakup semua tahap siklus hidup lainnya. Tahapan dimulai dengan pengembangan program dan proyek, dan kemudian memprioritaskannya berdasarkan pada tujuan strategis organisasi.

   Procedure yaitu sub program yang digunakan untuk melakukan proses tertentu dan tidak mengembalikan nilai, bisa disimpan dalam database sebagai object skema, sehingga suatu procedure bisa digunakan berulangkali tanpa harus melakukan parsing dan compile ulang

         Function yaitu Sebuah kumpulan Statement yang akan mengembalikan sebuah nilai balik pada pemanggilnya. Nilai yang dihasilkan Function harus ditampung kedalam sebuah variabel.      Perbedaan function dan procedure, yaitu :  Perbedaan antara function dan procedure adalah : kalau function dia akan mengembalikan suatu nilai pada pemanggilnya, sedangkan kalau procedure dia tidak akan mengembalikan nilai apapun pada fungsi pemanggilnya

     Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act)

    Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai siklus PDCA (PDCA Cycle) :

     PLAN (MERENCANAKAN)

      Tahap PLAN adalah tahap untuk menetapkan Target atau Sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan proses ataupun permasalahan yang ingin dipecahkan, kemudian menentukan Metode yang akan digunakan untuk mencapai Target atau Sasaran yang telah ditetapkan tersebut. Dalam Tahap PLAN ini juga meliputi pembentukan Tim Peningkatan Proses (Process Improvement Team) dan melakukan pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang berada di dalam Tim tersebut serta batas-batas waktu (Jadwal) yang diperlukan untuk melakukan perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan terhadap penggunaan sumber daya lainnya seperti Biaya dan Mesin juga perlukan dipertimbangkan dalam Tahap PLAN ini.

     DO (MELAKSANAKAN)

T    Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan di Tahap PLAN termasuk menjalankan proses-nya, memproduksi serta melakukan pengumpulan data (data collection) yang kemudian akan digunakan untuk tahap CHECK dan ACT.

     CHECK (MEMERIKSA)

      Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan peninjauan ulang serta mempelajari hasil-hasil dari penerapan di tahap DO. Melakukan perbandingan antara hasil aktual yang telah dicapai dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan jadwal yang telah ditentukan.

     ACT (MENINDAK)

      Tahap ACT adalah tahap untuk mengambil tindakan yang seperlunya terhadap hasil-hasil dari tahap CHECK. Terdapat 2 jenis Tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang dicapainya, antara lain :

1. Tindakan Perbaikan (Corrective Action) yang berupa solusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pencapaian Target, Tindakan Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa yang telah ditargetkan.
2. Tindakan Standarisasi (Standardization Action) yaitu tindakan untuk men-standarisasi-kan cara ataupun praktek terbaik yang telah dilakukan , Tindakan Standarisasi ini dilakukan jika hasilnya mencapai Target yang telah ditetapkan.

    Siklus tersebut akan kembali lagi ke tahap PLAN untuk melakukan peningkatan proses selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan proses yang terus menerus (Continuous Process Improvement).

    Versi-versi lain yang merupakan pengembangan dari PDCA untuk melakukan peningkatan dan perbaikan proses maupun memiliki fungsi yang hampir sama antara lain :

    PDCA = Plan Do Check Adjust
PDSA = Plan Do Study Act
OPDCA = Observe Plan Do Check Act (dalam Lean Manufacturing System)
DMAIC = Define, Measure, Analysis, Improve Control (dalam Six Sigma)

vsumber : http://teknikelektronika.com/pengertian-siklus-pdca-plan-do-check-act/

s

s

s

  

Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Pengertian Perubahan

Pengertian Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.

Perubahan organisasi adalah kegiatan episodic, artinya perubahan dimulai pda satu titik, berlanjut melalui serangkaian tahap, dan mencapai puncaka dalam hasil yang diharapkan oleh mereka yang terlibat berupa perbaikan dari titik awal. Perubahan memiliki permulaan, pertengahan dan akhir.

Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organiasasi dirancang untuk beradaptasi dengan peruabahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal.

Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu mendatang. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat reaktif dan proaktif.

Langkah langkah Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.Langkah tersebut terdiri dari :

v  Mengadakan pengkajian : tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang antara lain: politik, ekonomi, teknologi, hokum, social budaya dan sebagainya

v  Mengadakan identifikasi : yang perlu di identifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi . setiap factor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat

v  Menetapkan perubahan : sebelum langkah langkah perubahan diambil , pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya

v  Menentukan strategi  : apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin orgganisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya

v  Melakukan evaluasi : untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negative , perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh positif terhadap organisasi dan apabila sebaliknya berarti negative

Perencanaan Strategi dan Pengembangan Organisasi

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Strategi dan Pengembangan Organisasi:

Pengamatan Eksternal

Yaitu dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi, politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E. Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ” Tidak ada satupun yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.

Pengamatan Internal

Terdiri dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM (inputs) strategi sekarang (proses), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme, prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota organisasi.

• Perumusan organisasi.

Adalah pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.

• Misi

Misi Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang

prinsip dan membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktiv. Namun sebelum mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder. Dalam hal ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal yang yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.

• Tujuan

Merupakan hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan diselasaikan dengan mengukur sasaran.

• Strategi.

Strategi merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat mencapai misi dan tujuan.

• Kebijakan

Yaitu  pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan tujuan devisi masing-masing.

• Program

Pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan sekali pakai.

• Anggaran

Program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola organisasi.

• Prosedur

Sering juga disebut dengan standard operating proscedurs, yaitu langkah-langkah yang berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan diselesaikan.

• Evaluasi dan Pengendalian

Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.

Evaluasi dan Pengendalian

Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.

Implikasi Manajerial

Perubahan organisasional adalah tindakan beralihnya suatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini, lalu kondisi masa yang akan dating yang diinginkan guna meningatkan efesiensinya. Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

Kekuatan-kekuatan Internal dalam perubahan organisasi, Perubahan kebijakan lingkungan, Perubahan tujuan, Perluasan wilayah operasi tujuan, Volume kegiatan bertambah banyak, Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi. Kekuatan-kekuatan eksternal yaitu Politik, Hukum, Kebudayaan, Teknologi, Sumberdaya alam, Demografi, Sosiologi.

Kekuatan-kekuatan Eksternal yaitu Kompetisi yang semakin tajam dalam organisasi, Perkembagan IPTEK, Perubahan lingkungan, baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir, bagaimana mendaptkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi.Kekuatan-kekuatan Internal yaitu Struktur, Sistem dan prosedur, Perlengkapan dan fasilitas, Proses dan saran apabila tidak cocok akan membuat organisasi melalui perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokan dengan kebutuhan yang ada.