A. Dimensi Struktur Organisasi
Desain dan struktur Organisasi merupakan faktor penting yang
mempengaruhi perilaku individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam
organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi dalam manajemen dalam
lingkungan bisnis global saat ini merupakan alasan utama desain dan
struktur menjadi lebih diperhatikan.
Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun Organisasi adalah
suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan
Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dibagi, dan dikelompokkan secara formal.
Sedangkan organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan
secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam
suatu dasar yang relatif terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan
bersama.
Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008)
mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih
alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen.
Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan
menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan
mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :
1. Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
3. Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa
putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan
menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri
merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk
memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut
dipatuhi
4.Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
5. Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi
6. Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
Sementara Ivancevich (2008) mengungkapkan 4 komponen sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :
1. Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para
manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan
khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Contoh : Seorang
Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus
seperti pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan
bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak
(WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke
bawah dalam organisasi.
2. Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara
khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan.
Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan
manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi
3. Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi secara structural.
Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian
departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization),
berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan
produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer
departementalization).
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan.
rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi
suatu struktur organisasi.
Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan,
pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan sebuah desain
struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk
mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja,
sikap, keefektifan, dan variabel lainnya.
Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
>>Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara
dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu
organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang
ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan
demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula
aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi
kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian
departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.
>>Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang
mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan
dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat
desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi
kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang
didelegasikan, semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan
departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas
rentang kendali, semakin besar sentralisasi
>>Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang
mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.
B. Departementalisasi
Departementalisasi adalah upaya mengelompokkan aktivitas pekerjaan
sehingga aktivitas-aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat
diselenggarakan secara serempak.
Pertimbangan manajerial yang penting dalam pembentukan department adalah
dalam menentukan dasar-dasar pengelompokkan pekerjaan.Beberapa bentuk
departementalisasi sebagai berikut :
• Fungsi
• Produk atau jasa
• Wilayah
• Langganan
• Proses atau peralatan
• Waktu
• Pelayanan
• Alpa – numeral
• Proyek atau matriks
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang
sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan
organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang
paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.
kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini
menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan
efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan
memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap
fungsi-fungsi. Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan.
struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi,
menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada
kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan
lebih sempit serta kurang inofatif.
Departementalisasi Divisional : Organisasi Divisional dapat mengikuti
pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis),
langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional
atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk
atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).
Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila
jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode-metode
pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut
depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah
pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi
atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
C. Model-Model Desain Organisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah
mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara
fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur
spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi,
desentralisasi dalam pembuatan keputu¬san dan besaran satuan kerja.
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model,
yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
1. Model Mekanistik
>Mechanistic. Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat
ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat
sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit
atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya
komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.
>Mostly Mechanistic. Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri
yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya
training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang
bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam
organisasi tersebut
2. Model Organik
>Organic. Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam
organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat
tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan
pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of
control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.
>Mostly Organic Pada organisasi yang berbentuk mostly organic,
formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat.
Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini.
Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar
serta lebih banyak komunikasi horisontal yang bersifat verbal dalam
organisasi tersebut.
D. Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi
Tantangan manajemen ketika menjalankan pengorganisasian adalah dalam
mendesain struktur organisasi yang paling tepat berkenan dengan berbagai
pekerjaan, wewenang, dan departmen.
Perusahaan merupakan salah satu contoh organisasi yang kompleks, oleh
karena itu dalam berproses perusahaan harus memiliki bentuk
keorganisasian tertentu yang dapat menyederhanakan hal kompleks di dalam
kestrukturan organisasi ini. Diperlukan adanya strategi, standarisasi,
dan kerjasama dari berbagai divisi atau bagian-bagian pada perusahaan
untuk mensikronisasi dan mendukung proses manajerial dalam perusahaan.
Dalam hal ini seorang Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan
terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar
pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan
tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan
orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan
tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegiaitan departementalization
atau departementalisasi. Posisi adalah kualitas maka setiap orang yang
menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan
kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut.
Struktur organisasi harus dirancang untuk memperjelas lingkungan,
sehingga semua orang tahu, siapa yang harus melakukan, dan siapa yang
harus bertanggung jawab atas hasil. Untuk menghilangkan atas kebingungan
dan ketidaktentuan tugas, serta untuk melakukan komunikasi dalam
pengambilan keputusan agar tujuan organisasi tercapai. Sebuah struktur
dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik
organisasi maupun anggotanya. Hal ini tercapai apabila ada penataan
tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar
tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu
menggunakan tipe dan jumlah risorsis dengan tepat (misalnya uang,
material, orang) untuk mencapai tujuan.
Karenanya, manajer perlu memahami bagaimana menciptakan struktur dan
desain organisasi sambil mempertimbangkan kemajuan teknologi, kekuatan
individual, dan sebagainya. Untuk itu, mereka perlu menganalisa kondisi
organisasi dan lingkungannya, menentukan desain terbaik,
mengimplementasikan, secara kontinyu memonitor dan mengkaji struktur dan
desain agar tetap efektif.
Referensi :
Robbins, Stephen P.; Judge, Timothy A. (2008). Perilaku Organisasi Buku 2, Jakarta: Salemba Empat. Hal. 214-224
Ivancevich, dkk. 2008. Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta : Erlangga
Robbins, Stephen P (1994). Teori Organisasi (Struktur Desain dan Aplikasi), Jakarta : Arcan
http://andryandutagama.blogspot.com/2013/04/desain-dan-struktur-organisasi-bab-9.html
http://teorionline.wordpress.com/2012/02/17/desain-dan-struktur-organisasi-bagian-2/#more-2055
https://teorionline.wordpress.com/2010/02/07/teori-struktur-organisasi/#more-182
